中国农业发展银行关于印发,金厂峪矿业会计电算化管理办法

发文单位:中国农业发展银行

金厂峪矿业会计电算化管理办法

第一条
为了加强公司财务管理信息系统的管理,促进公司会计电算化工作持续健康的发展,根据财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》,结合公司信息管理系统工作的特点,特制定本办法。第二条
会计电算化的实施标志着会计工作方式的转变,公司设置会计电算化岗位。岗位的安排可以采取一人多岗的方式。但是,出纳人员不得兼系统管理岗位和电算化审查岗位。
第三条 岗位工作职责划分。 会计主管(电算主管):1.
组织会计核算工作,负责会计电算化岗位的设置,指导、检查、考核各岗位执行规章制度的情况;2.
根据集团公司的要求,设置的会计科目和设置会计人员财务软件操作权限; 3.
负责组织年初财务软件的建账和年终转账工作,并将转账清单、科目表,上年年终科目汇总表、本年年初科目汇总表装订成册,作为年初建账的依据;4.
负责会计电算化系统运行过程中有关项目的设置和检查工作;5.
负责设置会计报表的格式及数据关系,并组织有关人员具体实施;6.
定期审查机内数据与书面资料(凭证、账簿、报表等)的一致性;防止其它影响会计数据其实性的问题发生。
系统及数据管理员1.
负责计算机网络系统硬件和软件的维护工作,及时排除计算机系统运行中的软硬件故障;2.
负责计算机病毒的检查和防治工作,所有计算机系统要保证隔日检查一次病毒,发现病毒立即清除;3.
负责外来存储设备的检查和审定工作,未经系统管理员审定使用外来存储设备的人员,当计算机出现问题,与系统管理员承担相同责任;4.
负责计算机系统会计数据的安全完整,负责制订保证系统安全完整的相应控制制度及程序,检查和监督系统操作人员的具体操作是否有越权,发现问题应及时向会计主管报告;5.
负责财务软件的数据备分工作。每日下班要在移动硬盘和硬盘上做好数据的备分工作,每月末加做一份光盘备分;6.
根据会计主管的安排,负责制单人、复核人员及其他会计人员计算机相关知识的培训工作。负责会计报表及其他内容程序设计,并对操作人员经常出现的操作失误进行必要的程序防范,保证系统运行结果的正确完整。
帐务系统管理员(账套主管)1.
负责对输入的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)进行审核,负责会计电算化系统的记账、对账和结帐工作;2.
月末两个工作日之内,及时将当月全部凭证登记入帐,并打印出全部科目汇总表;3.
年末打印出所有账页交账簿装订人员装订(因目前还未摔掉手工账,可暂不打印)。
会计凭证制单人员:1. 负责日常各项会计凭证制单,并打印出记账凭证
,随同原始凭证交审核人员审核;2.
审核人员发现问题退回的凭证,要及时更正,重新打印出记账凭证。
现金出纳人员:1.
根据会计人员和审核人员签章的现金收付凭证,进行现金收付,并登记现金日记账;2.
每日前结清日记账,并清查库存现金,做到账实相符。 银行出纳人员:1.
根据会计人员和审核人员签章的银行存款收付凭证,开具支票或办理汇款;2.
负责银行款项的收付工作,做好收支款项的登记。及时登记日记帐。第四条
管理员在变动前必须办理交接手续,接替人员应认真接管移交工作。
具体要求如下: 由会计主管(电算化主管)负责监交;
交接完毕以前的系统管理维护工作由现任系统管理员负责;
交接完成后由监交人员及交接的双方签字,并作为会计档案存档;
移交清单包括的内容:1. 网络服务器口令及软件系统口令;2.
每年的历史数据备份,本年的所有的数据备份;3. 系统维护记录本;4.
系统软件,及版本授权证书和序列号;5.
其他应交接的内容。对交接内容应进行上机测试,确保交接质量。上述几项口令应最后交接。一旦交接,接替人员应立即更换所有口令,并开始承担系统管理员的所有工作。
第五条
一般操作人员的岗位交接,应在移交清册中列明操作员口令及密码,及有关资料、实物等。
操作权限如需变更的,应请示系统管理员作相应变更。会计人员调离财经部,除办理交接事宜外,还应由系统管理员取消其操作员资格。第六条
会计电算化专用计算机硬件设备由财经部统一管理,其他部门不得使用财务硬件设备。第七条
为保障会计电算化专用设备运行良好,所有配备计算机的房间应保持良好的卫生环境,严禁吸烟,并保持适当的温度和湿度。第八条
会计电算化硬件设备专门用于运行账务处理系统、报表系统、固定资产系统和其他会计事务处理。任何人不得安装游戏软件、个人文字处理,不得对外服务。系统管理员应适时逐台检查,发现问题及时解决。第九条
财经部原则上不使用输出设备。如要使用必须经公司领导同意。为保证计算机系统不受病毒干扰,所有外来设备必须经系统管理员进行病毒检测和清除后,才能进行操作。第十条
硬件设备检测工作由系统管理员负责。每周末全面检查一次,并做好记录。计算机和打印机应定期清洗上面的灰尘等。第十一条
会计电算化所用设备、软件的购置应坚持技术先进和经济合理原则既不能使引进的设备很快被淘汰,又不能一味追求最新技术而投入过高。对于已有设备应进行合理的调配,最大限度的发挥设备的效益。软件升级由系统管理员提出书面报告,报公司领导批准后执行。实施软件升级后,根据运行情况,软件做新的备分并同定稿的文档资料保存。第十二条
系统的维护管理工作由系统管理人员或由系统管理人员授权的专业维护人员负责进行。未经系统管理员授权,其他人员不得进行系统维护操作。
第十三条
系统运行中出现故障或出现不明意义的提示时,操作人员应保护现场,及时与系统管理员联系。由于操作人员擅自处理故障而引起的后果由操作人员自己负责。
系统管理员在不能直接排除故障并且没有替代解决方案时,应请求专业维护人员的技术支持。
第十四条
要建立系统管理维护记录本,实行系统维护记录制度。对故障的发生时间、表现、解决办法、结果以及对系统进行的版本升级、运行环境更改等进行详细的记录,并由维护人员或系统管理员签字。
第十五条
财务信息的安全是指信息不丢失、不损毁、不向无关人员泄露、不被非法修改。保障信息的安全要从技术和管理两个方面着手。做好
安全保密工作。
外来人员未经公司领导批准不得上机操作进入财务软件系统或拷贝数据,更不能采用其他软件进入财务软件数据库操作。第十六条
会计软件的数据分为输入数据、输出数据、备份数据、存档数据等四类。输入数据包括输入计算机的记账凭证、报表数据等,人为录入。复核人员严格审核记账凭证,以保证输入数据的正确性和合法性。数据输入的会计凭证在操作完毕后,打印装订成册存档。输出数据包括纸质的会计资料以及数据导出。数据导出设置权限。备份数据一般采用的是系统自动将当天发生的经济业务备份在硬盘上。按月将数据备份在移动硬盘上。存档数据按照年度进行存档,刻录在光盘上,作为会计档案保管。第十七条
加强对备份数据及存档数据的管理,防止被非法拷贝或毁坏,要对其内容及运行环境(如财务软件的版本)等进行记录。严禁未经授权将财务数据拷贝出系统,转给无关的人员或单位。
第十八条
会计岗位权限包括软件功能权限、科目使用权限、报表使用权限及其他权限。各会计岗位工作内容制定会计岗位权限标准,临时性的赋予岗位权限以外的权限应由会计主管签字。
第十九条
系统管理员负责依据会计主管签字通过的会计岗位权限标准,对各会计岗位分配权限。临时性增加的权限在完成会计主管所批准的任务后立即收回。
第二十条
操作人员必须设置自己的操作口令,并定期更换口令。口令的安全由操作人员自己负责,操作人员发现自己口令被修改或删除应及时向会计主管报告,会计主管可委托系统管理员会同电算审查员,查明原因后再做处理。网络服务器及数据库口令的安全由系统管理员负责。口令一定做到安全保密,密码设置在6位以上。
第二十一条
操作人员离开计算机前应退出系统或进行系统封锁,操作人员对自己帐号下的所有操作负完全责任。
第二十二条
原则上由处理一项业务的会计人员本人将数据输入计算机,特殊情况下也可以委托他人代为输入,但必须将业务交代清楚,并且使用输入者本人的名字及口令。
第二十三条
会计软件产生的凭证、账簿、报表等会计资料,必须以书面形式打印出来,打印结果必须清楚。所有打印出的凭证、账簿、报表,要按会计工作规范的要求.经制单人员、审核人员、记帐人员、会计主管签字或盖章后生效。审核人员对打印件签字或盖章,必须与机器内数据核对一致后进行。第二十四条
每天发生的业务,应当天登记入账。日记账原则上应每天打印输出.业务发生量少不能满页打印的,可按周或旬打印。一般账簿应根据实际情况和工作需要按月或按季按年打印,并保持帐页的连续性。
第二十五条
特殊情况下须对存档数据作调整,需经会计主管批准,由系统管理员临时赋权,由系统管理员以外的人员操作。操作完成后应及时计算生成有关凭证、账、表,并打印存档。
第二十六条
结账时,要规定结账时间、结账顺序。产生上报报表以后不能再录入本月凭证,必须保证账表的一致。报表上报以前必须进行报表校验(勾稽关系检查),检查通过后才能上报。上报报表必须以书面及或网络传递两种方式进行。
第二十七条
系统管理员应每半个月检查一次工作日志,核实操作人员的主权时间、操作内容等。
第二十八条 对系统软硬件的操作必须按照正确的
操作规程进行。电源的开关、软件的启动与关闭都应遵循正确的顺序。

文  号:农发行字[2001]196号

发布日期:2001-9-28

执行日期:2001-10-1

生效日期:1900-1-1

  第一章 总则

  第二章 系统的开发

  第三章 系统的测试及试运行

  第四章 系统的应用

  第五章 软件系统的维护

  第六章 会计电算化档案的管理

  第七章 监督检查

  第八章 附则

中国农业发展银行各省、自治区、直辖市分行,各计划单列市分行,总行营业部:

  现将《中国农业发展银行会计电算化管理办法》印发给你们,请认真贯彻执行。执行过程中有什么问题和建议,请及时报告总行。

中国农业发展银行会计电算化管理办法(暂行

  第一章 总则

  第一条 为加强会计电算化管理,规范操作行为,防范风险隐患,充分发挥计算机在会计核算、会计分析与预测中的作用,根据财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》、《会计核算软件基本功能规范》和《中国农业发展银行会计制度》等制度办法,特制定本办法。

  第二条 会计电算化是一项系统工程,必须统一领导,统一规划,统筹安排,集中管理,分步实施。全系统要保持整体性和统一性。

  第三条 会计核算软件应达到合法、安全、可靠、适应、方便的要求,其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当符合会计制度的规定。

  第四条 会计电算化软硬件要注意和其他管理软件的机器设备、操作平台、数据格式等项目的统一或兼容。要为系统维护、人员培训、硬件资源和信息资源的共享创造条件。

  第五条 各级行要广泛开展会计人员电算化培训,促使从业人员了解掌握电算化知识,熟悉会计软件操作,并要培养能够进行软件维护和系统分析以及系统设计的复合型会计人员。

  第二章 系统的开发

  第六条 会计电算化系统的开发要严格按照金融法规、财会制度及规范进行,确保会计数据的合法、真实、准确和完整,并符合国家、金融行业软件的有关规范。

  第七条 会计电算化系统开发由会计部门和信息电脑部门共同负责。会计电算化系统开发前应由会计部门和信息电脑部门共同编写业务需求说明书,信息电脑部门根据业务需求说明书组织人员开发软件。

  第八条 全系统统一使用的会计电算化软件由总行统一开发,各级行不得自行组织开发和购买。

  第九条 会计电算化系统应具备不同级别的保密设置和安全措施,具有防弊、防错和实时监督的功能,以防止他人的非法入侵和擅自修改会计数据,确保会计数据的安全可靠。

  第十条 实行开发与应用相分离的原则,会计电算化软件开发人员不得担任会计电算化软件的系统管理员和负责系统的日常维护工作。

  第十一条 会计电算化软件要具备可稽核性。

  第三章 系统的测试及试运行

  第十二条 系统测试的目的是检验系统的质量特性。分为单元测试、集成测试和验收测试。

  第十三条 系统测试要严格按照业务需求说明书、系统设计规划书和功能说明书对系统进行全面的测试,并对测试过程和结果详细记录,作为测试报告存档。

  第十四条 会计部门要根据系统测试或试运行中产生的问题进一步完善业务需求的内容,信息电脑部门则相应修改功能说明书和系统设计规划书,调试、修改系统。

  第十五条 单元测试和集成测试在开发过程中由开发人员完成,验收测试在系统开发完成后由会计部门和信息电脑部门联合完成。

  第十六条 经过验收测试的会计电算化软件方可进行试运行,在试运行期间要坚持人机并行(机机并行),并保管好并行阶段的会计资料,以便作为验收时考核账务准确与否的依据。

  第十七条 经过试运行的软件,应由总行会计结算部、信息电脑部组织试运行单位进行鉴定。鉴定的内容包括:系统是否达到业务需求说明书、系统功能说明书的要求,系统的安全性、内控机制是否符合财会制度,软件的可靠性和灵活性是否符合财会工作的实际需求等。通过鉴定的软件,报经批准后方可投入使用。

  第四章 系统的应用

  第十八条 会计电算化的应用实行严格的岗位责任制,各岗位设立和职责划分如下:

  1.会计机构负责人:负责会计出纳工作的管理和对电算化各岗位的授权确认工作。

  2.电算主管(会计坐班主任):负责协调电算化系统的运行和管理工作。具体包括:

  ①对电算化岗位进行授权并设置各岗位初始密码;

  ②工作日开始前的“开工初始化”;

  ③负责日间账务的总轧、关闭及日终、月终、年终处理;

  ④对会计电算化的业务故障进行故障恢复;

  ⑤对系统的其他岗位业务操作进行监督检查并进行账务核对。

  该岗位要求具备会计和计算机基本知识,以及相关的电算化组织管理经验。

  3.系统操作员(记账员):负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。具体包括:

  ①受理、审查各种记账凭证。原始凭证;

  ②依据合法凭证逐笔序时输入电算化账务数据;

  ③负责打印有关会计凭证、账簿、报表和日志并签章;

  ④负责实时处理系统自动生成的电子凭证文件。

  该岗位要求具备必要的会计业务知识和基础会计电算化知识,并具有一定的计算机操作技能。

  4.审核记账员(复核员):负责对输入的电算化账务数据(记账凭证和原始凭证)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。具体包括:

  ①审查软件操作员提供的记账凭证和原始凭证;

  ②根据审查过的凭证和系统自动生成的电子凭证逐笔复核账务数据;

  ③负责打印的有关会计凭证、账簿、报表和日志的复核工作;

  ④日常数据的备份与恢复。

  该岗位要求具备必要的会计业务知识和基础会计电算化知识及操作技能,处理业务的能力较全面。

  5.系统管理员:负责电算化系统硬件设备的配置与安装,保障计算机硬件、计算机操作系统和电算化软件系统的正常运行,监督电算化软件系统的安全,防止利用计算机进行舞弊。此岗位应在二级分行设置,业务量大的县级支行应配备系统管理员。该岗位的人员不得进入电算化系统进行任何会计业务操作。

  该岗位要求具备较丰富的计算机知识,熟悉会计电算化系统的人员担任。

  第十九条 会计电算化各岗位人员要严格按照所授权限在各自的岗位上进行工作,并对职责范围内的工作负责。各岗位之间不得相互兼任,不得越权处理会计业务。

  第二十条 电算主管和系统管理员的岗位人员不得随意更换,更换时需征得上一级会计部门的同意。

  第二十一条 应建立会计电算化系统工作日志,主要记载以下工作内容:

  1.授权记录:记载授权日期、授权人、被授权人、授权权限等内容;

  2.上机操作记录:记载开关机时间、上机操作人员及其代码、操作岗位等内容;

  3.上机操作内容记录:记载录入或审核的笔数,发生、修改错账的笔数,账务轧差平账的情况等;

  4.重要会计事项的记录:记载开销账户、错账冲正、抹账、调整计息积数、调整利率、挂失、取消挂失和国家有关部门要求查、冻、扣、划等会计业务重要事项。

  系统工作日志应按月装订并归档保管。

  第二十二条 计算机打印的凭证、账簿及系统日志等必须连续编号,经审核无误由系统操作员、审核记账员和电算主管签章后装订成册,并由装订员和电算主管在封签处签章。

  第二十三条 凡需要输入计算机开销账户、冲账、删除账务、调整计息积数、调整利率、挂失、取消挂失和国家有关部门要求查、冻、扣、划等重要会计事项均须凭电算主管批准的重要事项通知书和重要事项授权,并实行双人双码共同操作。

  第二十四条 会计操作人员在得到授权或密码失密后必须立即更换密码。密码长度不得低于六位,且应为字母、数字和特殊符号组成,不得单一使用字母或数字。密码要在每个月之内进行不定期更换。

  第二十五条 会计电算化业务进行交接时要在实际操作的状态下进行交接,并在完成交接时退出系统,重新进入系统修改密码后方可进行业务操作。办理交接应在做完日终后进行。

  第二十六条 操作人员上机操作临时离开必须退出电算化系统。

  第二十七条 会计电算化系统的硬件安装由信息电脑部门负责,安装调试的全过程必须有电算主管在场。系统的所有外部硬件接口要置于会计人员的监督之下。

  第二十八条 会计电算化系统的软件安装由会计部门和信息电脑部门共同进行,由会计人员进行具体操作,信息人员负责技术监督指导,所安装的软件必须在安装完成后备份存档。运行会计电算化系统的计算机不得安装其他的操作系统及其他应用软件和程序,保证专机专用。

  第二十九条 系统管理员对计算机进行维护时,如故障恢复、使用环境维护等,要经会计机构负责人批准,系统管理员和电算主管实行双人双码入机,现场维护,电算主管或操作人员要在场监督并做好记录。维护完成后系统备份存档。

  第三十条 对正在使用的计算机硬件设备或电算化软件进行更换、修改、升级工作,必须经会计机构负责人批准,在软件修改、升级、升版和硬件更换过程中,应有电算主管在场监督并记录,要保证实际会计数据的连续和安全。升级更换工作完成前后系统及业务数据要备份存档。

  第三十一条 各级行电算化系统使用的软盘、磁带、光盘等存储介质进行统一管理、统一发放。严禁使用其他途径的计算机存储介质。

  第三十二条 会计电算化系统使用的软盘、磁带、光盘等不得随意外借和带出工作地点,确需外借或带出的须经会计机构负责人批准并登记,一般只借出备份复制盘。

  第三十三条 发现计算机感染病毒,应立即停止使用,封存并隔离一切涉嫌染毒的设备,上报系统管理员,待查明原因后,拟定处理措施,由系统管理员会同信息技术人员处理,电算主管现场监督并记录。

  第三十四条 电算化系统每日必须对会计数据进行备份。备份应异地入箱上锁保管并定期检查。

  第五章 软件系统的维护

  第三十五条 会计电算化软件系统正式投入使用后,总行信息电脑部门组织电算化软件的维护工作。

  第三十六条 信息电脑部门负责及时纠正系统运行中发生的错误。对运行中发现的问题,应首先由使用单位向上一级信息电脑部门反映,由信息电脑部门确认后,报请总行修改软件。

  第三十七条 会计部门发现会计电算化系统出现差错或要求改进软件功能时,应由总行会计结算部组织编写业务需求书,信息电脑部根据需求书修改软件。

  第三十八条 信息电脑部门自行进行软件系统的维护涉及修改会计电算化软件和操作系统的,必须提出维护申请,说明维护的原因、方法、目的和性质,由会计部门同意后方可进行。

  第三十九条 在对会计电算化系统进行维护时要明确责任人,详细记录维护文档等资料,作为维护档案存档。

  第四十条 对会计电算化软件维护后,要对维护后的软件进行相关的测试、试运行及验收鉴定工作,确保软件的安全、可靠,并由会计、信息电脑主管部门将维护后的软件统一下发各使用单位。

  第四十一条 对软件进行统一升级、升版工作的,要在软件使用范围内由会计部门会同信息电脑部门进行统一的程序安装及相应的技术培训工作,并提供相应的使用操作说明资料。

  第六章 会计电算化档案的管理

  第四十二条 会计电算化档案包括定期打印的会计账、表、凭证、系统工作日志以及电算化系统的开发、维护文档和采用计算机存储介质存储的上述文件、相关的数据备份等。

  第四十三条 各级行必须保存打印的纸介质会计档案,纸介质打印的会计档案、会计数据的保管期限与手工会计档案保管期限相同,按照《会计制度》的有关规定保管。

  第四十四条 会计电算化系统的业务需求说明书、功能说明书、系统设计规划书、测试报告、鉴定书、验收说明书、系统标准说明书等会计电算化的开发维护文档要永久保存。

  第四十五条 会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作,重要会计档案要准备双备份,存放在不同的地点(最好存放在不同的建筑物内)。

  第四十六条 对采用计算机存储介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止存储介质的损坏。

  第四十七条 要严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。

  第四十八条 对会计数据备份的要求:

  1.会计日终日常数据要每日进行备份,备份数据至少保存1个月;

  2.会计月终后要备份历史流水账、总账、分户账数据,保存期5年;

  3.结息前数据、年终结转前、后数据备份保存期5年;

  4.每年第一个工作日日终后数据备份保存期5年;

  5.会计月份、季度报表数据备份保存期3年;

  6.会计年度决算报表数据备份保存期10年。

  第四十九条 会计电算化档案不得外借或带出工作地点,确需外借或带出的须经会计机构负责人批准并登记,且只能借出备份复制盘。

  第五十条 借阅会计电算化档案必须履行相应的手续,经手人必须签字,存放在可擦写介质上的会计电算化档案归还时,要认真检查,防止感染计算机病毒。

  第五十一条 各级行可根据自身的保管条件规定会计电算化档案的保管、备份的责任人及具体办法。

  第七章 监督检查

  第五十二条 各级行的行长要对辖内的会计电算化软件的安全、稳妥的运行负责,行长、主管会计的副行长和主管信息电脑的副行长要定期对会计电算化系统的运行情况进行监督检查,及时发现并解决电算化系统运行中的各种问题。

  第五十三条 会计机构负责人要对会计电算化软件的运行情况进行监督,保证各会计电算化岗位正确划分与授权,确保不相容岗位的分离与内部控制制度的有效性,确保会计数据的真实、完整。

  第五十四条 各级管理行的检查督导员应定期对各营业单位的对公门柜业务软件的运行、岗位责任制的落实等情况进行监督检查。监督检查的内容包括:

  1.各岗位职责的划分是否符合内部控制制度的要求,是否按岗位职责并按照制度要求进行授权;

  2.业务的交接的程序是否符合制度规定;

  3.检查操作人员的密码更换情况;

  4.会计电算化系统日志是否按规定打印,检查日志的内容是否完整,与手工日志是否相符,日志所记载的事项是否符合制度要求;

  5.检查会计电算化系统手工日志的记录是否完整、清楚的记载所有制度规定的事项,记载的事项是否符合制度要求等等;

  6.抽查一定时期的会计数据,验证会计处理程序、处理方法正确与否。

  第八章 附则

  第五十五条 本办法由中国农业发展银行总行制定,各省级分行可结合实际情况,制定实施细则或操作规程,并报总行备案。

  第五十六条 本办法自2001年10月1日起执行,原《中国农业发展银行会计电算化管理办法(试行)》(农发行字[2000]96号)同时废止。

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